Registro de jornada obligatorio: lo que tiene que hacer tu empresa

Sí, el registro de jornada es obligatorio para todas las empresas que tienen personas contratadas, sea cual sea su tamaño o su sector. Lo exige el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores desde el 12 de mayo de 2019, dos meses después de publicarse el Real Decreto-ley 8/2019 que lo introdujo. Cada día hay que anotar la hora concreta de inicio y de fin de la jornada de cada persona, guardar esos registros cuatro años y tenerlos a disposición de los trabajadores, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo. A noviembre de 2026 no es obligatorio que el registro sea digital: hay un reglamento en tramitación, pero todavía no está publicado.

La base legal

La obligación está en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, añadido por el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo. Dice, en esencia, tres cosas:

• La empresa garantizará el registro diario de jornada, con el horario concreto de inicio y finalización de cada persona trabajadora.
• El registro se organiza y documenta mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, a falta de ellos, por decisión de la empresa previa consulta con los representantes legales de los trabajadores.
• La empresa conservará los registros cuatro años, y estarán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Detrás está también la sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea de 14 de mayo de 2019 (asunto C‑55/18), que exige a los Estados que las empresas tengan un sistema «objetivo, fiable y accesible» para medir la jornada de cada trabajador.

Antes de 2019 ya existían dos registros específicos que siguen vigentes:

• Contratos a tiempo parcial (artículo 12.4.c del Estatuto): la jornada se registra día a día, se totaliza cada mes y se entrega al trabajador, junto con la nómina, un resumen de todas las horas hechas, ordinarias y complementarias. Si no se cumple, el contrato se presume a jornada completa salvo prueba en contrario.
• Horas extraordinarias (artículo 35.5): la jornada se registra día a día y se totaliza en el periodo de pago, entregando copia del resumen al trabajador.

A quién afecta

A todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena: una tienda con una dependienta, un despacho con dos administrativos o una constructora con cuarenta operarios. También afecta a quienes trabajan a distancia o tienen horario flexible: el registro es compatible con la flexibilidad, pero hay que anotar las horas reales.

No afecta a los autónomos sin empleados, porque la obligación es de la empresa respecto a sus trabajadores. En cuanto contratas a alguien, la obligación es tuya.

Para el personal de alta dirección (una relación laboral especial distinta de la de un mando intermedio), la guía publicada por el Ministerio de Trabajo en 2019 entiende que queda fuera de esta obligación. Los mandos intermedios y el resto de la plantilla, sí fichan.

Qué hay que registrar

Lo mínimo que exige la ley es, por cada persona y cada día:

• Hora de inicio de la jornada.
• Hora de finalización de la jornada.

La ley no obliga a registrar las pausas, pero conviene hacerlo cuando no cuentan como tiempo de trabajo (una pausa para comer de una hora, por ejemplo). Si no se anotan, el registro mostrará una jornada más larga de la real y será difícil demostrar lo contrario.

Más allá del mínimo, un registro útil suele recoger:

En qué soporte

A día de hoy la ley no exige un soporte concreto. Vale el papel, una hoja de cálculo, un reloj de fichar o una aplicación, siempre que el registro sea diario, fiable y consultable y no se pueda reconstruir a posteriori a conveniencia. En la práctica, las hojas firmadas a final de mes y los Excel que rellena una sola persona son los que más problemas dan ante una inspección, porque cuesta demostrar que reflejan lo que pasó cada día.

Conservación y acceso

• Cuatro años. Es el plazo legal de conservación de los registros diarios (y de los resúmenes mensuales en el caso del tiempo parcial).
• Quién puede consultarlo: las propias personas trabajadoras, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo. La empresa tiene que poder entregarlo cuando se lo pidan, no reconstruirlo días después.
• Protección de datos: el registro contiene datos personales, así que solo deben verlo quienes lo necesitan. Si usas sistemas biométricos (huella o reconocimiento facial), consulta antes los criterios de la Agencia Española de Protección de Datos, que es especialmente exigente con ellos.

Sanciones

No llevar el registro, o llevarlo mal, es una infracción grave según el artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), que incluye expresamente el «registro de jornada» entre las normas de tiempo de trabajo cuya transgresión se sanciona.

Las multas para las infracciones graves están en el artículo 40.1.b de la LISOS y, a 5 de noviembre de 2026, son:

La multa no es lo único. Sin un registro fiable, la empresa tiene difícil defenderse en una reclamación de horas extraordinarias, y en los contratos a tiempo parcial la falta de registro hace presumir que el contrato es a jornada completa.

El nuevo reglamento de registro digital: en qué punto está

El Ministerio de Trabajo y Economía Social está tramitando un proyecto de Real Decreto por el que se desarrolla el Estatuto de los Trabajadores en materia de registro de jornada. Se sometió a audiencia pública en octubre de 2025. Según el texto publicado por el Ministerio, el proyecto concreta los requisitos de objetividad, fiabilidad y accesibilidad con exigencias adicionales:

• Uso de medios digitales.
• Registro hecho de forma personal y directa por cada trabajador.
• Garantías de autenticidad y trazabilidad de los datos.
• Formatos comprensibles y accesibilidad inmediata del registro.

Estado a 5 de noviembre de 2026: el real decreto no está aprobado ni publicado en el BOE, así que no es obligatorio. Lo que se lee estos meses sobre plazos de adaptación, multas por trabajador o acceso remoto de la Inspección corresponde a borradores o a propuestas que no están en vigor. Cuando se publique, habrá que leer el texto definitivo, que puede cambiar respecto al proyecto.

Lo razonable, mientras tanto, es llevar ya un registro que cumpla la norma actual y que encaje con lo que se espera: digital, hecho por cada persona y sin poder retocarse sin dejar rastro.

Errores frecuentes

• Rellenar el registro a final de mes. Es diario; reconstruirlo después le quita toda la fiabilidad.
• Horarios teóricos. Anotar siempre «de 9:00 a 18:00» cuando cada día es distinto no sirve como prueba.
• Que lo rellene otra persona. Lo más sólido es que cada trabajador registre su propia jornada.
• Cerrar jornadas automáticamente. Si el sistema pone la salida por su cuenta, el registro deja de reflejar la realidad.
• No consultar a los representantes. Si hay representación legal de los trabajadores, la ley pide consultarles antes de que la empresa decida cómo se organiza el registro.
• No guardarlo cuatro años. Cambiar de sistema y perder los registros antiguos es un incumplimiento.

Cómo lo hace TuCRM

En TuCRM cada persona ficha su entrada y su salida desde el móvil o el navegador, y cada fichaje queda guardado con su fecha y hora. El sistema no cierra jornadas por su cuenta: si alguien olvida fichar la salida, la jornada queda abierta y el responsable lo ve en la página de equipo. El registro está en el mismo sitio que las vacaciones, las ausencias y las nóminas.

• Fichaje desde el móvil (en iPhone, como web-app con icono) o el ordenador.
• Registro guardado y consultable por el responsable y por el propio empleado.
• Calendario de festivos y bolsa de horas por persona.
• Vacaciones con aprobación, ausencias y nóminas con acuse de recibo firmado.

Puedes verlo en control horario y fichaje o probar TuCRM 14 días gratis, sin tarjeta.