Cómo hacer una factura siendo autónomo: requisitos, ejemplo y errores que evitar
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Para hacer una factura siendo autónomo tienes que incluir los datos que exige el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012): número y serie, fecha, tus datos y los de tu cliente con sus NIF y domicilios, la descripción de lo que vendes, la base imponible, el tipo de IVA y la cuota. Si eres profesional y facturas a una empresa o a otro autónomo, además restas la retención de IRPF (15 % en general, 7 % si estás empezando). Abajo tienes la lista completa, un ejemplo con números y los errores que más se repiten.
Datos obligatorios de una factura completa
El artículo 6 del Reglamento de facturación fija el contenido mínimo de una factura ordinaria (la “completa”). Estos son los datos que no pueden faltar:
- Número y, en su caso, serie. La numeración dentro de cada serie tiene que ser correlativa.
- Fecha de expedición.
- Nombre y apellidos o razón social de quien emite la factura y del destinatario.
- NIF de quien factura. El del cliente es obligatorio cuando es empresario o profesional y en algunos otros supuestos; en la práctica, pídelo siempre.
- Domicilio de ambas partes.
- Descripción de las operaciones, con los datos necesarios para calcular la base imponible: concepto, cantidades, precio unitario sin impuestos y descuentos si los hay.
- Tipo o tipos de IVA aplicados.
- Cuota de IVA, separada de la base.
- Fecha de la operación, si es distinta de la de expedición.
- Mención legal cuando corresponda: si la operación está exenta, debes citar el artículo que la exime; si hay inversión del sujeto pasivo, indicarlo con esa expresión.
No es obligatorio por el Reglamento de facturación, pero sí habitual y útil: forma de pago, vencimiento e IBAN. Facilita que te paguen a tiempo.
Plazo para emitir la factura
La regla general es expedirla en el momento de la operación. Si tu cliente es una empresa o un profesional, tienes hasta antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se produjo el devengo del IVA. Si vendes a particulares, factura en el momento.
La retención de IRPF en tus facturas
La retención solo aparece cuando se cumplen dos condiciones a la vez:
- Tú desarrollas una actividad profesional (las que la ley considera profesionales: abogados, diseñadores, consultores, arquitectos, formadores, etc.). Las actividades empresariales, como un comercio o un taller, en general no llevan retención en sus facturas.
- Tu cliente es una empresa o un autónomo que actúa como tal. A un particular no se le aplica retención.
Los tipos vigentes son:
| Situación | Retención |
|---|---|
| Profesional, tipo general | 15 % |
| Profesional de nuevo inicio: año en que empieza y los dos siguientes | 7 % |
Para aplicar el 7 % no debes haber ejercido ninguna actividad profesional en el año anterior al inicio y tienes que comunicárselo por escrito a tu cliente, que lo conserva.
La retención se calcula sobre la base imponible, no sobre el total con IVA, y se resta al final. Lo que te retienen no lo pierdes: es un adelanto de tu IRPF que el cliente ingresa en Hacienda en tu nombre y que luego descuentas en el modelo 130 y en la renta.
Ejemplo de factura con IVA y retención
Una diseñadora gráfica que lleva varios años de alta factura a una empresa un proyecto de identidad corporativa:
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Diseño de logotipo y manual de marca | 1.000,00 € |
| Base imponible | 1.000,00 € |
| IVA 21 % | + 210,00 € |
| Retención IRPF 15 % | − 150,00 € |
| Total a pagar | 1.060,00 € |
Si estuviera en su primer año de actividad y aplicara el 7 %, la retención sería de 70,00 € y el total a pagar, 1.140,00 €.
Y si el mismo trabajo fuera para un particular, no habría retención: 1.000,00 € + 210,00 € de IVA = 1.210,00 €.
Junto a esa tabla, la factura debe llevar el resto de datos: “Factura n.º 2026-045”, fecha, los datos completos de las dos partes y, si quieres, el vencimiento y la cuenta de pago.
Numeración y series
La numeración tiene que ser correlativa dentro de cada serie: 2026-001, 2026-002, 2026-003… sin saltos ni repeticiones. Puedes usar varias series (por ejemplo, una por año o una por línea de negocio), pero cada una con su propia secuencia.
Algunas facturas tienen que ir en una serie específica; la más habitual para un autónomo son las rectificativas, que no pueden compartir numeración con las ordinarias. Una serie “R” (R2026-001, R2026-002…) resuelve el problema.
Si anulas una factura, no la borres ni reutilices su número: emite una rectificativa. Un hueco en la numeración es lo primero que llama la atención en una comprobación.
Factura simplificada: cuándo vale
La factura simplificada (lo que antes se llamaba ticket) tiene menos requisitos. Puedes emitirla:
- Cuando el importe no supera 400 euros, IVA incluido.
- Cuando no supera 3.000 euros, IVA incluido, en determinadas operaciones que enumera el artículo 4 del Reglamento: ventas al por menor, hostelería y restauración, transporte de personas, servicios de peluquería, aparcamiento, tintorerías y otras.
Su contenido mínimo es: número y serie, fecha, NIF y nombre de quien la emite, identificación de lo vendido, tipo de IVA (o la expresión “IVA incluido”) y el importe total. Si el cliente es empresa o profesional y necesita deducirse el IVA, puede pedirte que incluyas su NIF y domicilio y la cuota de IVA por separado.
Hay operaciones en las que la simplificada no se puede usar, como las entregas intracomunitarias de bienes. Ante la duda, emite una factura completa.
Facturas rectificativas
Tienes que emitir una rectificativa cuando la factura original no cumple algún requisito o cuando las cuotas de IVA se calcularon mal, y también cuando cambia la base después de facturar (una devolución, un descuento posterior, un impago en los casos que prevé la ley).
Debe:
- Ir en una serie específica de rectificativas.
- Identificar la factura que rectifica (número y fecha).
- Indicar que es rectificativa y el motivo.
- Recoger la rectificación, ya sea con la diferencia o con los importes correctos.
Hay que emitirla en cuanto conozcas el error, siempre que no hayan pasado cuatro años desde el devengo del impuesto.
Errores típicos al facturar
- Aplicar retención a un particular, o no aplicarla a una empresa cuando eres profesional.
- Calcular la retención sobre el total con IVA en lugar de sobre la base.
- Huecos o saltos en la numeración, o mezclar rectificativas con ordinarias.
- Modificar una factura ya enviada en vez de rectificarla.
- Olvidar la mención de exención en servicios exentos de IVA (formación reglada, servicios sanitarios…). Sin ella, la factura está incompleta.
- Usar el 7 % de retención más allá de los tres años permitidos.
- Poner “IVA incluido” en una factura completa sin desglosar base y cuota.
- Facturar tarde a empresas, después del día 15 del mes siguiente.
Todo lo que factures en el trimestre acaba en tus declaraciones: el IVA en el modelo 303 y los ingresos en el modelo 130. Una factura mal hecha se arrastra hasta allí.
Cuánto tiempo guardar las facturas
El artículo 19 del Reglamento de facturación obliga a conservar las facturas emitidas y recibidas durante el plazo de la Ley General Tributaria: cuatro años, que es lo que tiene Hacienda para revisar. Si eres empresario, el Código de Comercio exige conservar la documentación del negocio seis años. Como regla práctica, guárdalas seis años; si compensas pérdidas o bases de ejercicios anteriores, conserva también la documentación que lo justifica mientras sigas aplicándolas.
Puedes guardarlas en formato electrónico, siempre que se garantice que son legibles, auténticas e íntegras.
Si te preguntas por los sistemas de facturación verificables de los que se habla últimamente, lo tienes explicado en qué es VeriFactu.
Cómo lo hace TuCRM
El programa de facturación de TuCRM aplica estas reglas por ti: defines tus series, la numeración sigue sola y una factura emitida queda bloqueada, de modo que cualquier corrección pasa por una rectificativa enlazada a la original.
- Series y numeración correlativa automáticas.
- Rectificativas enlazadas a la factura que corrigen; el PDF indica a cuál rectifican.
- PDF enviado por correo al cliente desde la misma pantalla, con cobros parciales y vencimientos.
- Con las facturas emitidas y los gastos, prepara el borrador del 303 y del 130 (lo presentas tú o tu asesor en la AEAT).